E-Administración, una forma telemática de comunicación con la Administración

e-Administración

El Plan de Competencias Digitales para la Empleabilidad en Extremadura trabaja para que la ciudadanía extremeña adquiera y desarrolle competencias digitales, imprescindibles para mejorar la empleabilidad y poder afrontar los cambios que se están produciendo con la transformación digital. Con este fin, ofrecemos acciones entre las que se encuentra los Talleres de Trámites y gestiones online con la Administración. En esta acción tenemos incluida la parte de administración electrónica, dónde, y de manera práctica, las personas participantes conocen, identifican y realizan trámites a través de Internet a todos los niveles (nacional, autonómico y local) utilizando herramientas de identificación digital como el certificado digital, el sistema Cl@ve o el DNI electrónico.

¿Qué es la Administración Electrónica?

La  e-Administración  o  Administración  electrónica hace  referencia  a  la  incorporación  de  la tecnologías de la información y las comunicaciones en las administraciones públicas en dos vertientes:  desde un punto de vista intraorganizativo transformar  las oficinas tradicionales, convirtiendo los procesos en papel, en procesos electrónicos, con el fin de crear una oficina sin papeles y desde una perspectiva de la relaciones externas habilitar la vía electrónica como un nuevo medio para la relación con el ciudadano y empresas. Es una herramienta con un elevado potencial de mejora de la productividad y simplificación de los diferentes procesos del día a día que se dan en las diferentes organizaciones.

¿Qué ventajas e inconvenientes tiene su utilización?

Las ventajas que tiene la e-Administración para los clientes de las organizaciones son:

  • Reduce el impacto medio ambiental. Aspecto fundamental en y para la sociedad actual.
  • Ahorro de espacio necesario para albergar la documentación, expedientes y certificados. Este aspecto, que a simple vista puede pasar desapercibido, es un gran problema pues cuando son millones los trámites realizados el volumen de espacio necesario para almacenarlos es mucho mayor del que podríamos imaginar. Prueba de ellos son los problemas que aún persisten en los juzgados.
  • Persistencia en el tiempo. Menor riesgo de pérdida gracias a los backups y sistemas de replicación de la información.
  • Ahorro económico del ciudadano. La Unión Europea estima un ahorro para cada uno de los certificados expedidos telemáticamente. Dicho ahorro comprende no sólo el coste del papel y/o fotocopia sino también el tiempo necesario para obtenerlo y el coste del transporte (en la mayoría de los casos hay solicitarlos en el lugar de expedición). Ese ahorro puede comprender desde 1€ por certificado expedido hasta los 20€ de certificados como los de Titulaciones Universitarias.
  • Mayor agilidad de resolución de los trámites al no tener que esperar por datos que la administración puede obtener en el momento.

En España la Agencia Tributaria fue pionera en la puesta en marcha de la e-Administración.

Actualmente diferentes administraciones públicas están desarrollando la e-Administración dentro  de  programas  de  mejora  y  prácticamente  todos  los  organismos  disponen  de oficinas virtuales en las que ofrecen información y trámites por vía electrónica.

¿Qué herramientas necesito para comunicarme con la Administración?

Las herramientas que se utilizan para comunicarse son 3: DNI Electrónico, Plataforma Clave y el Certificado Digital.

El DNI Electrónico es el documento de identificación que tenemos desde siempre, la única diferencia es que nos permite realizar trámites con la Administración. En cuanto a la tarjeta física vienen los mismos datos que en el DNI tradicional. La diferencia, con respecto al tradicional, es que  Incorpora un chip que le proporciona las herramientas necesarias para la realización de trámites on-line. Para usar el DNI Electrónico necesitaría un ordenador con lector de tarjetas inteligentes, bien sea interno o externo. Además necesitamos instalar algunas aplicaciones (módulos criptográficos) que se encargan de almacenar y acceder a las claves de forma segura.

La plataforma clave es otro método de acceso. Dentro de aquí hay que diferenciar entre Clave Pin o Clave Permanente. La Clave Pin es una forma de realizar trámites por Internet con una validez limitada en el tiempo y que se puede renovar cada vez que necesitemos. Este sistema de identificación electrónica está basado en el uso de un código elegido por el usuario y un PIN comunicado al teléfono mediante la app Cl@ve PIN o con un mensaje SMS . Es obligatorio registrarse previamente en el sistema.  Es obligatorio registrarte previamente en el sistema. En función del servicio al que se quiera acceder, esa contraseña de acceso puede tener validez: Un solo uso o usarla 10 minutos después de recibir el PIN

La Clave Permanente es el servicio que proporciona la Seguridad Social para acceder a su plataforma. Funciona con el sistema usuario/contraseña. Para solicitarlo  se puede realizar el registro de forma presencial en las oficinas de registro, o utilizando el DNIe o certificado digital. También se puede solicitar por la web y nos mandan el código de activación por correo postal. Una vez registrados, es necesario activar el servicio

La última forma es el Certificado digital. Este es un documento que vincula de forma inequívoca la identidad digital de una persona (física o jurídica) con los mecanismos necesarios para realizar trámites telemáticos de forma segura (firma electrónica y claves asociadas). Esta asociación está avalada por una entidad confiable, la Autoridad de Certificación. Comentar que tiene una duración de 4 años.

También decir que El  certificado digital  lo pueden obtener  tanto personas físicas como jurídicas ante una autoridad de certificación reconocida. Actualmente en España, además del  DNIe emitido por la Dirección General de la Policía, hay otros certificados digitales emitidos por diversas autoridades de certificación, entre ellas, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). En  su  página  web , concretamente en el proyecto CERES se  puede  realizar  el  proceso  de  obtención  del certificado de manera sencilla y rápida.

¿Que trámites puedo realizar?

Como hemos comentado, España está a la cabeza de los servicios telemáticos disponibles, pudiendo decir, que más del 90% de los trámites se pueden realizar ya por internet. Entre todos los trámites existentes que son muchísimos, tenemos que decir que hay una web, que se denomina el PAE, o lo que es lo mismo Portal de la Administración Electrónica, dónde pueden encontrar cualquier información relacionada con la temática que estamos tratando hoy, así como las novedades que vayan surgiendo.Además tenemos la web administracion.gob.es, la cual es el Punto de Acceso General. Aquí es donde podemos encontrar todos los trámites telemático existentes así como información muy detallada de cada de uno de ellos.

Algunos trámites, que podemos realizar son los siguientes:

– Vida Laboral en la sede electrónica de la Seguridad Social

– Certificado de Empadronamiento en la Oficina Virtual del Ayuntamiento de Zafra

– Ver los puntos del carnet de conducir e identificar a un conductor, en la Sede Electrónica de la Dirección General de Tráfico.

– Solicitar el borrador de la  Renta en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria.

– Ver los recibos de la contribución, basuras, …. a través de la Oficina Virtual de Organismo Autónomo de Recaudación.

– Certificado de Nacimiento en la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia.

– Informes clínicos en la Sede Electrónica del Servicio Extremeño de Salud. Ahi muchos más trámites en cada administración, así como hay más sedes electrónicas existentes. Solamente os hemos comentado algunos porque podíamos estar todo el día diciendo trámites. Os animamos a que visiteis dicha web, y veréis todo lo que os he comentado.

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